Munkafolyamat optimalizálás AI segítséggel: Miért nem szoftvert, hanem partnert kell választanod?
A munkafolyamat optimalizálás AI segítségével azt jelenti, hogy a mesterséges intelligenciát (AI) használjuk az ismétlődő, monoton és sok hibázási lehetőséget tartalmazó alacsony értékű munka alól történő emberi feladatok felszabadítására. Így a lélekölő „robotmunka” helyett a fontosabb, és kevéssé monoton, így stratégiailag lényegesebb feladatokat végezhessenek a dolgozók. Persze nem titok, hogy ebben az is benne van, hogy a cégek hatékonysága is növekedhessen, mert sokkal több és ilyen monoton és ismétlődő feladatot végezhessen el a cég, ezáltal több ügyfelet kiszolgálva, ezáltal nagyobb bevételre, nyereségességre szert téve. A gyakorlatban ez a cég hatékonyságának ugrásszerű növelése, mégis általában a nem megfelelő mélységű AI tudás és rutin hiánya és a sikertelenségek miatt a legtöbb vállalkozás számára ez ma mégsem siker, hanem frusztráció és kidobott pénz.
Gábor, egy középvállalat vezetője, nemrég azzal hívott fel, hogy „elveszett”. Ott állt a csapata előtt, prezentálta a legújabb AI csodát, de a szemekben nem lelkesedést, hanem félelmet látott. „Azt mondják, ez a jövő. De őszintén? Én csak egy újabb feladatot látok, amire nincs időnk.”
Ismerős ez a meetingeken tapasztalható „görnyedt testtartás”, a bizonytalanság, amiről Amy Cuddy (szociálpszichológus, a „Presence” szerzője) is beszél? A nyomás óriási. A munkafolyamat optimalizálás AI eszközeivel ma a legnagyobb kihívás. Mindenki beszél róla, de szinte senki sem tudja, hogyan csinálja jól.
A legtöbben előfizetnek vagy vesznek egy drága szoftvert, és várják a csodát. Aztán jön a csalódás.
Miért nem az AI eszköz a lényeg?
A legtöbb cég ott hibázik, hogy az AI szolgáltatások, az AI automatizáció hallatán azonnal a „Mit” keresi. „Melyik szoftvert vegyük meg, vagy melyikre fizessünk elő és ki melyiket ismeri, ha ismeri…?”
Simon Sinek, a „Kezdd a Miérttel” szerzője, erre azt mondaná: rossz helyen kezditek. A kérdés nem az, mit csináltok, hanem miért.
- Miért akarunk AI-t? Hogy gyorsabb legyen a riportolás?
- Vagy miért akarjuk, hogy gyorsabb legyen a riportolás? Hogy a kollégák ne utálják a hónap utolsó péntekét?
- És miért fontos, hogy ne utálják? Hogy azzal az energiával és idővel végre az ügyfelekkel foglalkozzanak, és ne számokkal?
Amikor a vezetők megoldást keresnek az AI automatizációra, valójában nem szoftvert keresnek. Hanem nyugalmat. Hatékonyságot. Kevesebb frusztrációt.
Ha a cégeden belül most káosz van, az AI nem fogja megoldani. Csak automatizálja a káoszt. Egy gyorsabb, drágább káoszod lesz. És az embereid elmennek, mert azt gondolják, hogy őket akarod kiváltani. Közben nem ez a célod, csak hogy jobb, értékesebb feladatokat adhass nekik ezáltal nálad maradjanak és megelőzve ezzel a lépéssel ne a versenytársaid vadásszák le őket, hogy a legjobban használhassák a valós emberi tudást, tapasztalatot, kreativitást, empátiát…
A rejtett költség: Az emberi tényező
Itt jön a képbe az AI tanácsadás valódi értelme. Ez az, amit a szoftverfejlesztők és az IT cégek nem fognak neked elmondani. A munkafolyamat optimalizálás AI segítségével nem technológiai, hanem emberi és pszichológiai kihívás.
Adam Grant, a Wharton üzleti iskola pszichológusa, rengeteget ír a pszichológiai biztonságról. A csapatod nem azért fog ellenállni az új eszköznek, mert lusták vagy buták. Azért fognak, mert félnek.
Félnek, hogy az AI elveszi a munkájukat. Félnek, hogy hülyének nézik őket, mert nem értik az új „csodát”. Félnek, hogy az, amihez eddig értettek, hirtelen értéktelenné válik.
Többek között ezért (is) vagyunk mi. Segítünk ezt értékként és egy extra tudásként bevinni a szervezetbe. Mindezt úgy, hogy senkitől ne kelljen elvárni, hogy alapos tudással rendelkezzenek ezen a téren vagy akár csak kísérletezgessenek (általában sikertelenül). Sőt a cég által a dolgozóknak a mi AI szolgáltatásainkkal szerzett tudás extra érték még a civil életükben is.
Egy McKinsey kutatás (Forrás: „Why do most transformations fail?”) kimutatta, hogy a nagyvállalati átalakulások (és az AI automatizáció ) közel 70%-a megbukik. És a kudarc elsődleges oka szinte mindig az emberi tényező: az alkalmazottak ellenállása és a vezetés rossz kommunikációja.
Valós eset (anonimizálva): Zsolt, egy logisztikai cég vezetője, bevallotta nekünk, hogy a többmilliós, új nagy részben AI-alapú raktárkészlet-kezelő rendszert a raktárosok egyszerűen „kijátszották”. Manuálisan vitték be az adatokat a régi rendszerbe, mert az új 2 perccel tovább tartott egy folyamatban, amit az IT-sok „nem vettek észre”. Az implementáció megbukott. Miért? Mert nem vonták be őket a Miért szakaszába.
Látod már, miért nem fogjuk itt leírni, hogy pl.: „5 lépés az AI bevezetéséhez”? Mert a te céged nem ugyanaz, mint a szomszédé.
A mi megoldásunk: Nem szoftvert adunk, hanem tudást és stratégiát
És pontosan itt jön képbe a CoachLab. A mi AI tanácsadás szolgáltatásunk nem a szoftverrel kezdődik. Veled és a csapatoddal kezdődik.
Amikor egy ügyfél AI automatizáció vagy munkafolyamat optimalizálás AI témában keres minket, mi nem egy IT szakértőt küldünk. Például egy vagy több coachot és trénert küldünk, akik több évtizedes vezetői tapasztalattal értik az embereid, és a te céges, üzleti, működésbeli fájdalmaidat, sőt még az ügyfeleid fájdalmát is. Bár ez utóbbi, -mármint az ügyfél rész- ebben a helyzetben kisebb fókuszt kap, ezt az eredményben fogod látni és pozitív visszajelzésként kapni tőlük és így fog megjelenni.
A mi AI-al kapcsolatos és fent felsorolt munkáink gyakran a szervezetfejlesztés szolgáltatásunk része, mert egy AI bevezetése mindig hatással van a struktúrára, a kultúrára és a teljesítményre. De látva a piac égető szükségét, ma már önálló AI tanácsadás és AI Automatizációs szolgáltatásként is elérhetővé tettük ezt a tudást.
A mi folyamatunk a következő:
- Diagnózis (Audit): Először megértjük a Miért-et. Hol a valódi fájdalom? Hol a szűk keresztmetszet? Melyik az a három feladat, ami a legtöbb energiát szívja el a csapattól? Mi az ami nem működik jól, vagy éppen jobban működhetne? Mi üldözi el az embereket a cégtől, mert nem hatékony és túl robotias, monoton az ő tudásukhoz és tapasztalatukhoz képest…
- Stratégia (Ember-fókusz): Ki tervezze meg az új folyamatokat? Nem az IT, hanem a csapat, aki használni fogja. Mi abban segítünk, hogy az emberi erősségekre (kreativitás, empátia, stratégiai gondolkodás) építsünk, és az AI-ra bízzuk a „robot-munkát”.
- Implementáció (Változáskezelés): Ez a mi szakterületünk. Hogyan kommunikáljuk a változást, hogy a csapat ne fenyegetésként, hanem felszabadításként élje meg? Hogyan kezeljük az ellenállást?
- Mi szakértők vagyunk az AI-ban és ismerjük a legjobb változatokat a cégek és a cégek igényei számára és ezzel a tudással a cégre igazítva a lehető legjobbat/legjobbakat választjuk ki, vagy segítünk kiválasztani és betanítani, a cég igényire illesztve.
Ez a fajta agilis, emberközpontú megközelítés az, amiről például az agiliscoach.hu is gyakran ír, és mi ebben hiszünk.
A „Bicikli az elmének” (Ahogy Steve Jobs látná)
Steve Jobs gyakran és már szinte mindenki számára ismerten mondta, hogy a számítógép olyan, mint egy „bicikli az elmének”. Egy eszköz, ami felerősíti a velünk született képességeket.
Az AI is pontosan ez.
A munkafolyamat optimalizálás AI támogatása révén nem az a cél, hogy kevesebb emberrel dolgozz. A cél az, hogy jobban dolgozz! Hogy Gábor, a cikk elején említett vezető, legközelebb már ne félelmet, hanem izgatottságot lásson a csapata szemében. Hogy az emberek azzal foglalkozhassanak, amiért felvettük őket: hogy gondolkodjanak.
Mielőtt megveszed vagy előfizetsz a következő csilli-villi AI szoftverre, vagy éppen automatizálni szeretnél AI segítségével, beszéljünk! Lehet, hogy nem arra van szükséged, hanem egy partnerre, aki segít feltenni többek között a Miért kérdést is.
Nézd meg szolgáltatásainkat, és kérj egy konzultációt az AI auditra és stratégiai tanácsadásra!
Felhasznált Források és Inspirációk
A cikk megírásához az alábbi gondolkodók és kutatások adtak inspirációt, melyek az AI tanácsadás emberi oldalát hangsúlyozzák:
- Simon Sinek: „Start With Why” (Kezdd a Miérttel) – A szervezeti cél és motiváció fontossága.
- Amy Cuddy: „Presence” (Jelenlét) – A testbeszéd és a pszichológiai állapot (pl. bizonytalanság vs. magabiztosság) hatása a teljesítményre.
- Adam Grant: „Think Again” & „Originals” – A pszichológiai biztonság, a szervezeti kultúra és a változással szembeni ellenállás kutatása.
- Steve Jobs: (Több életrajz és interjú alapján) – Fókusz az egyszerűségen, a felhasználói élményen és az eszközök emberi képességeket felerősítő szerepén.
- McKinsey & Company: „Why do most transformations fail?” (2018. május) – Kutatás a szervezeti átalakulások bukásának okairól, kiemelve az emberi tényezőt.
