Workflow optimisation with AI: Why choose a partner, not software?
A workflow optimisation AI means using artificial intelligence (AI) we use from repetitive, monotonous and error-prone low-value work történő emberi feladatok felszabadítására. Így a lélekölő "robotmunka" helyett a fontosabb, és kevéssé monoton, így stratégiailag lényegesebb feladatokat végezhessenek a dolgozók. Of course, it's no secret that this is also about increasing the efficiency of companies, because they can do more and such monotonous and repetitive tasks the company, thus serving more customers and generating more revenue and profitability. In practice this will increase the efficiency of the company by leaps and bounds, yet generally due to a lack of AI knowledge and routine and a lack of success, for most businesses today it is not a success, but frustration and money wasted.
Gábor, egy középvállalat vezetője, nemrég azzal hívott fel, hogy "elveszett". Ott állt a csapata előtt, prezentálta a legújabb AI csodát, de a szemekben nem lelkesedést, hanem félelmet látott. "Azt mondják, ez a jövő. De őszintén? Én csak egy újabb feladatot látok, amire nincs időnk."
Ismerős ez a meetingeken tapasztalható "görnyedt testtartás", a bizonytalanság, amiről Amy Cuddy (szociálpszichológus, a "Presence" szerzője) is beszél? A nyomás óriási. A workflow optimisation with AI tools is the biggest challenge today. Everybody talks about it, but almost no one knows, how do well.
Most people subscribe or buy expensive software and wait for a miracle. Then comes the disappointment.
Why is the AI tool not the point?
Most companies make the mistake of AI services, the AI automation hallatán azonnal a "Mit" keresi. "Melyik szoftvert vegyük meg, vagy melyikre fizessünk elő és ki melyiket ismeri, ha ismeri...?"
Simon Sinek, a "Kezdd a Miérttel" szerzője, erre azt mondaná: rossz helyen kezditek. A kérdés nem az, with you do, but why.
- Why do we want AI? To make reporting faster?
- Or why do we want faster reporting? So colleagues don't hate the last Friday of the month?
- And why important not to be hated? That with the energy and time finally deal with the customers, and not with numbers?
When leaders look for solutions to AI for automation, they are not actually looking for software. They are looking for peace of mind. Efficiency. Less frustration.
Ha a cégeden belül most káosz van, az AI nem fogja megoldani. Csak automatizálja a káoszt. Egy gyorsabb, drágább káoszod lesz. És az embereid elmennek, mert azt gondolják, hogy őket akarod kiváltani. Közben nem ez a célod, csak hogy jobb, értékesebb feladatokat adhass nekik ezáltal nálad maradjanak és megelőzve ezzel a lépéssel ne a versenytársaid vadásszák le őket, hogy a legjobban használhassák a valós emberi tudást, tapasztalatot, kreativitást, empátiát...
The hidden cost: the human factor
This is where the AI advice real meaning. That's what software developers and IT companies won't tell you. A workflow optimisation AI is not a technological challenge, but a human and psychological one.
Adam Grant, a psychologist at Wharton Business School, writes extensively on the about psychological safety. Your team will not resist the new tool because they are lazy or stupid. They will, because they are afraid.
Félnek, hogy az AI elveszi a munkájukat. Félnek, hogy hülyének nézik őket, mert nem értik az új "csodát". Félnek, hogy az, amihez eddig értettek, hirtelen értéktelenné válik.
This is (also) why we are. We help to bring this as a value and an extra knowledge into the organisation. All this without expecting anyone to have in-depth knowledge in this field or even to experiment (usually unsuccessfully). In fact, the knowledge that employees gain from our AI services is an extra value even in their civilian life.
Egy McKinsey kutatás (Forrás: "Why do most transformations fail?") kimutatta, hogy a nagyvállalati átalakulások (és az AI automation ) nearly 70%-a fails. And the primary cause of failure is almost always the human factor: resistance from employees and poor communication from management.
Real case (anonymised): Zsolt, egy logisztikai cég vezetője, bevallotta nekünk, hogy a többmilliós, új nagy részben AI-alapú raktárkészlet-kezelő rendszert a raktárosok egyszerűen "kijátszották". Manuálisan vitték be az adatokat a régi rendszerbe, mert az új 2 perccel tovább tartott egy folyamatban, amit az IT-sok "nem vettek észre". Az implementáció megbukott. Miért? Mert nem vonták be őket a Why stage.
Látod már, miért nem fogjuk itt leírni, hogy pl.: "5 lépés az AI bevezetéséhez"? Mert a te céged nem ugyanaz, mint a szomszédé.
Our solution: We don't give software, we give knowledge and strategy
And that's where the CoachLab. A our AI advice our service does not start with the software. It starts with you and your team.
When a customer AI automation or workflow optimisation AI you're looking for us, we're not sending an IT expert. For example, we send you one or more coaches and trainers with decades of leadership experience who understand your people and your company, business, operational pain, and even your customers' pain. Although the latter, like the client part, will be less of a focus in this situation, you will see it in the results and get positive feedback from them and it will show.
Our AI-related work, listed above, is often the organisational development part of our service, because the implementation of AI always has an impact on structure, culture and performance. De seeing a pressing need in the market, we have now made it available as a standalone AI consultancy and AI Automation service this knowledge.
Our process is as follows:
- Diagnosis (Audit): First we understand the Why-et. Hol a valódi fájdalom? Hol a szűk keresztmetszet? Melyik az a három feladat, ami a legtöbb energiát szívja el a csapattól? Mi az ami nem működik jól, vagy éppen jobban működhetne? Mi üldözi el az embereket a cégtől, mert nem hatékony és túl robotias, monoton az ő tudásukhoz és tapasztalatukhoz képest...
- Strategy (People-focus): Ki tervezze meg az új folyamatokat? Nem az IT, hanem a csapat, aki használni fogja. Mi abban segítünk, hogy az emberi erősségekre (kreativitás, empátia, stratégiai gondolkodás) építsünk, és az AI-ra bízzuk a "robot-munkát".
- Implementation (Change Management): This is our area of expertise. How do we communicate change so that the team is not seen as a threat, but as a for release live it? How do we deal with resistance?
- We are experts in AI and we know the best options for companies and their needs and use this knowledge to select the best/best for the company, or help you select and train, tailored to the needs of the company.
This kind of agile, people-centred approach is what, for example, the agiliscoach.hu often writes, and we believe it.
A "Bicikli az elmének" (Ahogy Steve Jobs látná)
Steve Jobs gyakran és már szinte mindenki számára ismerten mondta, hogy a számítógép olyan, mint egy "bicikli az elmének". A tool that amplifies our innate abilities.
This is exactly what AI is.
A workflow optimisation AI is not about working with fewer people. The aim is to more work! So that next time Gábor, the leader mentioned at the beginning of this article, will see excitement in his team's eyes, not fear. So that people can do what we hired them to do: think.
Before you buy or subscribe to the next fancy AI software, or want to automate with AI, let's talk! Maybe you don't need that, but a partner to help you raise, among other things, the Why question also.
Check out our services, and request a consultation for AI audit and strategic advice!
Sources and Inspirations
This article was inspired by the following thinkers and research that emphasise the human side of AI advice:
- Simon Sinek: "Start With Why" (Kezdd a Miérttel) – A szervezeti cél és the importance of motivation.
- Amy Cuddy: "Presence" (Jelenlét) – A testbeszéd és a pszichológiai állapot (pl. bizonytalanság vs. magabiztosság) hatása a teljesítményre.
- Adam Grant: "Think Again" & "Originals" – A pszichológiai biztonság, a organisational culture and research into resistance to change.
- Steve Jobs: (Based on several biographies and interviews) - Focus on simplicity, user experience and the empowering role of devices.
- McKinsey & Company: "Why do most transformations fail?" (2018. május) – Kutatás a szervezeti átalakulások bukásának okairól, kiemelve az emberi tényezőt.
